Word文档批量制作录取通知书等函件(邮件合并)

录取通知书等函件通常是使用统一模板,仅仅其中的部分内容不同,但是又需要分别打印后送达给对应的人.如果手工一张一张地制作,可想而知工作量将会很大,所以,使用Word文档的邮件合并功能. 工具/原料 Word 2016(其他版本操作类似) 方法/步骤 建立一个Excel文档,录入录取通知书中的不同点,并命名后保存文件. 建立Word文档,录入通知书的正文部分,预留不同点的插入点. 点击"邮件"-"开始合并邮件"-"普通Word文档". 点击"

录取通知书等函件通常是使用统一模板,仅仅其中的部分内容不同,但是又需要分别打印后送达给对应的人。如果手工一张一张地制作,可想而知工作量将会很大,所以,使用Word文档的邮件合并功能。

工具/原料

  • Word 2016(其他版本操作类似)

方法/步骤

  1. 建立一个Excel文档,录入录取通知书中的不同点,并命名后保存文件。

  2. 建立Word文档,录入通知书的正文部分,预留不同点的插入点。

  3. 点击“邮件”—“开始合并邮件”—“普通Word文档”。

  4. 点击“邮件”—“选择收件人”—“使用现有列表”。

  5. 在打开的窗口中,选择刚才建立的Excel文档,点击“打开”。

  6. 在弹出的窗口中点击“确定”。

  7. 将光标置于第一个插入点,点击“邮件”—“插入合并域”。

  8. 在弹开的窗口中选择“姓名”,点击“插入”。

  9. 同样的操作,将光标置于第二个插入点,点击“邮件”—“插入合并域”。

  10. 在弹开的窗口中选择“职务”,点击“插入”。

  11. 文档中的插入点位置就会出现两个域。

  12. 点击“邮件”—“合并并完成”—“编辑单个文档”。

  13. 弹出的窗口中选择“全部”,点击“确定”。

  14. 这样,就将生成一个名为“信函1”的Word文档,而且自动将Excel文档中录入的信息填入到原Word文档的光标分别对应的位置,也就是批量制作完成了通知书等函件。

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